美国文书要拿到美国之外使用就必须要办理州务卿认证,因为国外并不知道其真伪,只有经过州政府认证才能确保其有效合法性。
州务卿认证的法律基础
1、维也纳领事关系公约
2、取消文书认证海牙公约
州务卿认证,也叫州政府认证,英文state secretary apostille,是指美国文书那到美国之外使用时,首先由公证人办理公证,然后再拿到州务卿办公室办理认证,之后再拿到要使用国家驻美使领馆办理认证,这样才能在被使用国有效认可。
(一)美国使馆公证认证文件的范围包括什么?
美国使馆公证认证文件主要有两大类:
1、个人文件:结婚证、法院判决书、出生证、房屋委托书、儿童寄养委托书、无犯罪证明、单身证明、学历学位认证、死亡证明、同一人声明、驾照认证、入籍证明等
2、商业文件:公司营业执照、公司章程、公司资信证明、公司存续证明、公司股东和董事信息证明、委派书、在职声明书、公司董事会/股东会决议、公司产品证书、公司发票等
(二)美国文件使馆公证认证办理需要提供什么资料?
1、美国结婚证:美国结婚证复印件/申请夫妻双方护照复印件
2、美国法院判决书:美国法院判决书复印件/申请夫妻双方护照复印件
3、美国出生证:美国出生证复印件/夫妻双方护照复印件
4、美国无犯罪证明:美国无犯罪证明复印件/申请人护照复印件
5、美国同一人声明公:新旧护照复印件/起草声明书复印件
6、美国房屋委托书:美国房屋委托书公证认证复印件/申请人护照复印件/受托人身份证明文件复印件
7、美国死亡证明:美国死亡证明复印件/申请人护照复印件/死者护照复印件
8、美国单身证明:离婚者提供离婚证复印件/配偶死亡的提供配偶死亡证明复印件/申请人护照复印件
9、美国入籍证明:美国入籍证明复印件/申请人护照复印件
10、美国公司文件:依据所需要处理的事宜提供公司文件复印件
(1)在美国成立公司在中国开设分公司,提供美国公司章程、公司存续证明、银行资信证明认证文件
(2)涉及到股东在中国的民事诉讼,提供美国公司章程、公司存续证明、资信证明、公司决议、董事会决议、会议纪要等的认证文件
11、公证认证申请表
(三)美国文件使馆公证认证办理的基本步骤是什么?
在非海牙国家使用办理步骤:
1、委托美国当地的国际公证律师办理公证
2、其次把公证好之后的文件交由美国州务卿办理认证
3、最后把文件送往中国驻美国使馆办理使馆认证
在海牙国家使用办理步骤:
1、委托美国当地的国际公证律师办理公证
2、其次委托美国州务卿办理加签